Lorsque vous vous préparez à organiser une réunion de conseil d’administration en ligne, il y a de nombreux tenants et aboutissants à prendre en compte. L’exécution d’une réunion en ligne réussie repose sur plus que la fourniture d’un contenu de qualité.
Pendant le verrouillage de Corona, de nombreuses entreprises déplacent leurs réunions de conseil d’administration du monde physique vers le virtuel. Cependant, cela peut s’avérer un peu délicat. Nous sommes habitués à serrer la main, à avoir un contact visuel et à pouvoir commenter différents points pendant la réunion du conseil d’administration. Passer à des réunions en ligne, nécessite des préparations et une exécution d’une manière légèrement différente.Mais n’ayez crainte!
Nous avons consulté et recueilli quelques bons conseils de nos clients concernant la façon de mener des réunions de conseil d’administration en ligne efficaces.
Comme le dit le dicton, « être préparé est la moitié de la victoire. » Si vous participez à une réunion virtuelle avec un plan de match, vous obtiendrez un meilleur résultat pendant et après celle-ci.
Les bons conseils:
Ayez les bons outils en place
Assurez-vous d’avoir les bons outils en place vous permettant de communiquer et de partager votre écran avec les membres du conseil. Il existe plusieurs outils que vous pouvez utiliser, cependant, il est important de choisir un fournisseur qui se concentre rigoureusement sur la sécurité . Cliquez ici pour en savoir plus sur comment organiser un doodle
S’assurer que la partie technique fonctionne
S’assurer de vérifier si la technologie, comme le son, la vidéo et le partage d’écran, fonctionne avant la réunion. Faites équipe avec certains des autres participants à la réunion et faites un test technologique à l’avance. Ainsi, vous éviterez un début de réunion du conseil d’administration stressant et gagnerez la confiance des participants.
Nommer un modérateur pour la réunion
Nommer un modérateur, si cela n’est pas pris en charge par le président, et établir des directives claires pour savoir qui va prendre la parole. Ceci afin d’éviter une mauvaise qualité sonore pendant la réunion avec des participants qui parlent simultanément. Par exemple, levez la main si vous voulez dire quelque chose, ou écrivez votre nom dans le chat si la réunion se déroule sans vidéo. N’oubliez pas non plus que la vidéo peut affecter la qualité sonore.
Ayez vos notes à proximité
Assurez-vous d’avoir les documents du conseil à proximité. Nous vous recommandons de les avoir sur votre tablette/iPad, ou sur l’un de vos écrans si vous travaillez à plusieurs.
Partagez l’ordre du jour avec tout le monde
Partagez l’ordre du jour via le partage d’écran, en veillant à ce que chacun sache quel point de l’ordre du jour est discuté.
Utiliser une plateforme de collaboration
S’assurer que chacun dispose de la dernière version des documents du conseil, afin d’éviter les malentendus. Cela peut et doit être fait par le biais d’une plateforme de partage sécurisée, telle qu’Admincontrol.
Partager les procès-verbaux de réunion sur une plateforme sécurisée
Il n’est pas seulement important d’assurer une exécution sécurisée des réunions du conseil en ligne. Une attention tout aussi élevée à la sécurité doit être la norme en ce qui concerne la distribution de l’ordre du jour et des documents de réunion, avant la réunion du conseil d’administration virtuel. Cela s’applique également lorsque le procès-verbal de la réunion est envoyé aux membres du conseil d’administration respectifs pour approbation et finalement signé.
Faites attention à ce que vous partagez par e-mail!
Il peut être tentant de partager les procès-verbaux et les documents du conseil d’administration par e-mail, mais cette pratique est fortement déconseillée ! Les documents du conseil d’administration font partie des informations les plus sensibles dont dispose une entreprise, et s’ils sont égarés, cela peut avoir de graves conséquences négatives. Un risque évident est le potentiel de fuite d’informations critiques pour l’entreprise , mais vous pouvez également être en violation des lois et règlements.
Par conséquent, il est recommandé d’utiliser une plateforme sécurisée personnalisée pour le partage d’informations sensibles Alors vous pouvez être en sécurité en sachant que les documents confidentiels sont partagés d’une manière conforme et sécurisée. La technologie d’Admincontrol, vous permet également de communiquer avec les autres membres du conseil d’administration en utilisant la messagerie sécurisée.Ce module offre au conseil d’administration un moyen sûr de communiquer efficacement.