Organiser un événement luxe n’est pas chose facile. Il faut le planifier et le préparer au préalable. C’est en effet la garantie de la réussite de votre réception et de la satisfaction de vos convives. Voici une sélection de 5 conseils pour vous aider à bien organiser des événements de prestige.
Des idées ? Rassemblez-les
La première chose à faire est sans doute de réunir toutes vos idées. Il est en effet important de savoir ce que vous souhaitez pour votre projet événementiel, qu’il s’agisse d’une soirée d’entreprise ou d’une réception à titre personnel. Posez-vous les bonnes questions : où aura lieu l’événement ? Qui allez-vous inviter ? Quel sera le thème de votre fête ?
Dans le cas où vous avez déjà une idée particulière concernant la décoration, prenez compte de cela dès les préparatifs. Si vous souhaitez qu’il y ait un thème ou un code vestimentaire à suivre, assurez-vous de faire part de ces détails à vos convives.
Faites un point sur votre budget
Définir un budget est très important si vous êtes sur le point d’organiser un évènement luxe. Il est important de le planifier, de manière correcte pour éviter les mauvaises surprises. Dans le cas où votre budget est limité, concentrez-vous uniquement sur les priorités. Évitez de faire des dépenses supplémentaires. Dites-vous qu’il est tout à fait possible d’avoir un événement inoubliable tout en ayant un petit budget. Il faut juste que tout soit bien planifié, de manière appropriée.
Afin de faciliter tout le processus, il vous est conseillé de dresser une liste de tâches et de les hiérarchiser selon vos besoins. Pensez donc à planifier à l’avance la restauration, les animations, les boissons, etc. Vous pouvez par exemple faire appel à une agence événementielle ou à des prestataires professionnels comme un traiteur événementiel, un décorateur, etc. Habitués, ils sauront faire de votre événement, un moment unique et et spécial.
Comment ça se passe avec un spécialiste de l’organisation événementielle ?
Il y a une série d’étapes pour organiser un événement. Afin de vous aider à mieux préparer le vôtre, engager un prestataire de service événementiel est la solution idéale. Au cours de votre première réunion, le professionnel va vous aider à déterminer et à documenter l’ensemble de vos exigences et objectifs. Il se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions, de vous fournir des conseils, etc.
En tant que professionnel aguerri, il va se charger de chacun de votre projet événementiel, de A à Z, qu’il soit à caractère professionnel ou personnel. Son métier est de penser à tout pour vous pour que vous n’ayez qu’à profiter pleinement du jour J de votre événement. Vous allez ainsi vous concentrer uniquement sur tout ce qui est essentiel.
Optez pour un menu qui correspond à votre événement
Il est important que vous choisissiez des plats gastronomiques pour un événement de luxe. Cela va sûrement valoriser au mieux votre réception et votre image de marque. Pour assurer la satisfaction des papilles gustatives de chacun de vos invités, il vous est fortement recommandé d’engager un traiteur événementiel. Les plats proposés sont raffinés. Demandez à goûter les propositions culinaires du professionnel avant de conclure avec lui. Grâce à ces séances de dégustation, vous pouvez être sûr de la qualité et du goût de chaque plat. Définissez bien ce que vous souhaitez avoir comme plats, car il faut noter que certains produits peuvent être hors saison et donc hors budget.
Le lieu de réception : un choix primordial
En parallèle à toutes ces étapes, sélectionner et réserver le lieu est une démarche qui doit être réalisée en amont lors de l’organisation d’un événement. Il faut vous assurer d’un lieu de réception bien proportionné par rapport aux invités. Sachez qu’il est important d’opter pour une salle qui est bien implantée, c’est-à-dire accessible et bien desservie de tous types de transport.